آموزش جامع نرم افزار مدیریت منابع و مراجع Endnote

معرفی نرم افزار Endnote

نرم افزار Endnote که توسط مؤسسه کلریویت آنالیتیکز (Clarivate Analytics) تهیه و عرضه شده یکی از مهمترین نرم افزارهای کاربردی در حوزه مدیریت منابع و مراجع در مقاله ها، پایان نامه ها و کارهای علمی و تحقیقاتی است. از طریق این نرم افزار شما قادر به ذخیره و سازماندهی انواع مطالب کتابشناختی با فرمت ها و استانداردهای مختلف هستید این اطلاعات می تواند مقاله مجله، مقاله کنفرانس، کتاب، پایان نامه، ثبت اختراع و غیره باشد. از طریق این نرم افزار می توانید به راحتی مدارک خود را در واژه پرداز Word ذخیره نمایید و همچنین منابع و مآخذ برای پایان نامه یا تحقیق های خود با هر نوع استاندارد خاصی که در نظر دارید ایجاد کنید. از جمله مزایای این نرم افزار توجه به ریزترین نیازها در مدیریت منابع و مراجع است.

قابلیت های نرم افزار Endnote

• ایجاد یک بانک اطلاعاتی به شکل کتابخانه مجازی،
• برقراری ارتباط با بانک ها و پایگاه های اطلاعاتی و جستجوی اطلاعات در آن ها،
• انتقال و ذخیره اطلاعات کتابشناختی مقالات بازیابی شده از بانک ها و پایگاه های اطلاعاتی در کتابخانه مجازی،
• تهیه فهرست منابع و مآخذ برای پایان نامه، مقاله و غیره،
• به روزرسانی کتابخانه دیجیتال از طریق ارتباط با بانک ها و پایگاه های اطلاعاتی،
• امکان انتقال اطلاعات کتابشناختی منابع از طریق سیستم دستی(ورود اطلاعات).

ایجاد منبع در نرم افزارEndnote

• تایپ اطلاعات کتابشناختی منابع در پنجره منابع (ورود دستی)،
• بازیابی مستقیم منابع از پایگاه های کتابشناختی پیوسته (آنلاین)،
• ورود خروجی های بارگیری شده از پایگاه های کتابشناخی(انتقالی).

نصب نرم افزار Endnote

از سایت https://endnote.com می توانید آخرین نسخه را خریداری کنید. این سایت نسخه آزمایشی سی روزه را نیز در دسترس عموم قرار داده است که این آموزش نیز براساس نسخه آزمایشی ورژن x9 می باشد. بعد از نسب این نرم افزار با صفحه ای مواجه می شوید که در ابتدای کار باید کتابخانه(Library) که مهمترین قسمت از نرم افزار Endnote می باشد را ایجاد کنید. برای انجام این مرحله باید مسیر زیر را دنبال کنید.

File ___   New   ___  File name  ___ save as type (Endnote Library (.enl)).

توجه داشته باشید که فرمت کتابخانه اندنوت باید( Endnote Library (.enl باشد. بعد از ایجاد کتابخانه صفحه جدیدی برای شما نمایش داده می شود که مدیریت بر منابع و مراجع را برای کاربر فراهم می کند.

جستجو در connection

کانکشن فایل ها در واقع ما را به موتورهای جستجوی وصل می کند. می توانید از منوی Edit، گزینه Open Connection Manager مطابق تصویر زیر مجموعه قابل جستجو از جمله PubMed ، Web of Science و غیره را انتخاب کنید. موتورها و پایگاه های انتخاب شده  در قسمت Online Search قابل دسترسی است. البته قابل توجه است که برخی از کانکشن ها رایگان نمی باشند.

بعد از انتخاب کانکشنی که قرار است در آن جستجو را انجام دهید امکان جستجو مطابق تصویر فوق براساس نام نویسنده، سال، عنوان و … برای شما فراهم می شود. در این قسمت از جستجو امکان محدود کردن نتایج جستجو نیز وجود دارد. می توانید با انتخاب گزینه Search retrieved references در داخل محدوده جستجو مجدداً جستجو را انجام دهید. مثلا با انتخاب این گزینه اسم نویسنده دیگر را نیز در محدوده نتایج جستجو مشخص کرده تا در کنار نویسنده ای که ابتدای کار جستجو را بر اساس آن انجام داده اید نتیجه جستجو به نویسند دوم نیز محدود شود.

در قسمت Reference در سمت راست صفحه می توانید با انتخاب هر یک از مدارک، اطلاعات مربوط به آن را مشاهده (نویسنده، سال، عنوان، مجله، جلد و …) و تغیراتی در هر یک از مدارک اعمال و ذخیره کنید.

از جمله گزینه های دیگر که می توانید نتایج جستجو را محدود کنید انتخاب گزینه Omit from showing references است که اسم نویسنده خاص را از نتایج جستجو حذف می کند. همچنین می توانید از مسیر Option- Save Search نتایج جستجوی خود را با فرمت(eng) ذخیره کنید.

اگر بخواهید نتایج جستجوی خود را در نرم افزار ذخیره داشته باشید که بتوانید بعداً از آن استفاده کنید می توانید آن را به صورت دسته بندی شده ذخیره کنید چرا که بدون ذخیره با بسته شدن نرم افزار دیگر آن نتایج را مشاهده نخواهید کرد. برای ذخیره نتایج جستجوی خود ابتدا در قسمت Local library Mode گروهی را با عنوان مورد نظر ایجاد (My Groups) سپس نتایج جستجوی خود را انتخاب و با کلیک راست گزینه Add Reference to را انتخاب و به گروه ایجاد شده اضافه می کنید.

بعد از ذخیره نتایج جستجو در کتابخانه خود با ایجاد گروه خاص، زمانی که شما وارد نرم افزار اندنوت می شوید می توانید مدارک ذخیره شده را مشاهده کنید. همچنین می توانید آپدیت مدارک موجود در نتایج را با کلیک راست و انتخاب گزینه Find Reference Updates انجام دهید.

PDF مدارک در نتایج جستجو

امکان دیگری که در نتایج جستجو در نرم افزار اندنوت می توان مشاهده کرد PDF رفرنس ها است. به طوری که با کلیک راست بر روی نتایج جستجو و انتخاب گزینه Find Full Text متن کامل منابع توسط نرم افزار جستجو می شود. نتایجی که این جستجو نشان می دهد آدرس اینترنتی مقاله(URL) و متن کامل مقاله(PDF) است. با انتخاب هر یک از مقاله هایی که متن کامل آن ها موجود است در سمت راست صفحه می توانید PDF آن را مشاهده کنید. امکاناتی که در این قسمت وجود دارد از جمله هایلات متن مقاله، ارسال به ایمیل، پرینت و ذخیره است همچنین می توانید مقاله را بر روی سیستم خود مشاهده کنید.

ایجاد رفرنس(دستی)

در صورتی که بخواهید منبعی را به صورت دستی وارد نرم افزار کرده و به نتایج جستجوی خود اضافه کنید می توانید از قسمت New Reference که به صورت Shortcut در بالای صفحه اندنوت است استفاده کنید یا از منوی Reference به این صفحه دسترسی داشته باشید.

با باز کردن پنجره مشخص شده می توانید نوع رفرنس مربوطه را انتخاب کنید.اطلاعات کتابشناختی منبع خود را وارد کرده و برای ذخیره اطلاعات حتماً از تب File گزینه Save را انتخاب کنید. در نوشتن اسامی نویسنده، مجله یا کلیدواژه ممکن است نوشته به رنگ قرمز باشد که نشان می دهد این واژه ها و اسامی در Term list شما وجود ندارند برای رفع این مشکل شما می توانید در تب Tools از گزینه Define Term lists استفاده کرده و Term جدیدی را ایجاد کنید. بعد از انجام این مرحله هم نوشته شما دیگر رنگ قرمز نشان نمی دهد و هم نیاز به تایپ کامل آن کلمات نیست. همچنین در این قسمت امکان اضافه کردن متن کامل مقاله(PDF)، شکل(Figure) وSpall Check وجود دارد.

نکته:

•   برای فیلد نویسنده ابتدا نام خانوادگی را وارد کرده و سپس از علامت کاما برای جدا کردن نام کوچک استفاده نمایید.
•   هر کدام از نویسنده ها باید در یک سطر نوشته شود.
•   برای جدا کردن اسامی چند نویسنده از Enter استفاده نمایید.

Synchronization (ارتباط با اندنوت آنلاین)

برای دسترسی به این بخش باید در سایت اندنوت ثبت نام کنید. بعد از ثبت نام زمانی که شما وارد اندنوت آنلاین می شوید صفحه ای مشابه اندنوت آفلاین مشاهده می کنید. برای اینکه شما اطلاعات وارد شده در نرم افزار اندنوت خود را در صفحه آنلاین مشاهده کنید باید در نرم افزار خود Synchronization با یوزر و پسوردی که در سایت ثبت نام کردید ایجاد کنید. در این قسمت نرم افزار از شما می پرسد که آیا می خواهید یک Compressed از کتابخانه شما ساخته و آن وارد اندنوت آنلاین شود یا نه؟ که گزینه بله انتخاب می شود(قبل از انجام این مرحله شما می توانید از منو File گزینه Compressed Library تغیرات مورد نظر را اعمال کنید).

بعد از انجام این مرحله تمام اطلاعات نرم افزار خود به صفحه اندنوت آنلاین منتقل می شود. می توانید منابع و رفرنس های کتابخانه ی خود را مشاهده کنید.

Sharing Library

در این بخش امکان اشتراک گذاری کتابخانه وجود دارد. می توانید ایمیل آن شخص را که در اندنوت است وارد کرده و پیام خود را بفرستید. اشتراک گذاری می تواند متقابل باشد.

Export

در بیشتر پایگاه ها و نشریات مختلف امکان انتقال خروجی مقاله ها به نرم افزارهای مدیریت متن وجود دارد. شما می توانید خروجی اطلاعات کتابشناختی، چکیده را با فرمت مطابق با اندنوت(RIS, ENW, Bib tex) ذخیره کنید. سپس می توانید فایل ذخیره شده را در مسیر زیر اکسپورت و به کتابخانه خود اضافه کنید.

File ___  Export  ___ File: (Import option) فایل را اضافه و فرمت آن را مشخص می کنید

Copy Formatted

نرم افزار اندنوت فرمت های مختلفی دارد که می توانید با انتخاب هر یک از آن ها منابع خود را براساس آن وارد صفحه ورد کنید. بدین منظور از منو Edit و گزینه Output Styles فرمت مورد نظر را انتخاب می کنید. سپس با کلیک راست بر روی منبع یا منابع مورد نظر و گزینهCopy Formatted  وPaste  در صفحه ورد، منابع وارد ورد می شود.

Rating

زمانی که در بین منابع، مقالاتی است که مطابقت بیشتری با نیاز اطلاعاتی شما دارد، می توانید با انجام ریتینگ آن مقالات را رتبه بندی کنید. بدین منظور با انتخاب منبع مورد نظر، کلیک راست و گزینه Rating، براساس اهمیت آن منبع برای شما، ریتینگ آن مقاله را انتخاب می کنید.

File Attachments

اگر شما متن کامل مقاله ای را در سیستم خود دارید و در نرم افزار اندنوت متن کامل آن یافت نشده است، می توانید با کلیک راست و انتخاب گزینه File Attachments متن کامل مقاله را وارد نرم افزار کنید.

Style Manager

Edit ___ Output Styles  ___  Open Style Manager

این قسمت شامل فرمت اکثر مجله های معتبر دنیا است . اگر استایل مجله ای خاص مدنظر شما است می توانید آن مجله را در این قسمت انتخاب کنید و فرمت آن مجله به قسمت فرمت ها اضافه می شود. اما زمانی که عنوان مجله ی مورد نظر در این قسمت یافت نشد  و آن مجله در بیس نرم افزار باشد می توانید از گزینه Get More on the Web  وارد سایت نرم افزار شده و عنوان مجله مورد نظر را جستجو کرده و استایل مجله را دانلود کنید. سپس استایل دانلود شده را در مسیر نصب نرم افزار قسمت مربوط به استایل ها Paste کنید. بعد از انجام این مراحل می توانید استایل مجله مورد نظر را در قسمت Style Manager مشاهده و انتخاب کنید. همچنین از مسیر Output Styles می توانید آخرین استایل انتخاب شده را Edit کنید.

Import Filters

    Edit  ___ Import Filters   ___  Open Filters Manager

در این قسمت موتورهای جستجو و پایگاه هایی را مشاهده می کنید که امکان اکسپورت مقاله ها به اندنوت را ندارند و خود اندنوت فیلترهای آن را ایجاد کرده است. از آنجایی که اندنوت فیلتر اکثر پایگاه ها را دارد، امکان ایجاد فیلتر جدید بسیار کم است.

References

References  ___  Go To:                                       کلمه مورد نظر در منابع جستجو می شود

References  ___   Figure  ___   Attach Figure:             اضافه کردن شکل و تصویری خاص برای منبع

References   ___   Find Duplicates:  شناسایی عنوان، سال ونویسنده مقاله که دوبار در منابع تکرار شده است

(با توجه به تنظیمات Duplicates در گزینه Preferences تب Edit).

Groups

برای ساخت گروه های هوشمند از منوی Groups گزینه Create Smart Group را انتخاب کنید. این بخش از نرم افزار اندنوت امکان دسته بندی مدارک و منابع کتابخانه را براساس نویسنده، سال، عنوان، مجله، کلیدواژه، انتشارات و غیره فراهم می کند. در واقع Smart Group یکی از ابزارهای مدیریت کتابخانه شما در اندنوت است.

Create from Groups در واقع با استفاده از عملگرهای AND, OR, NOT دو یا چند گروه ایجاد شده را با توجه به نیاز شما با یکدیگر ترکیب کرده و گروه های جدیدی را ایجاد کند. در منوی Groups از جمله گزینه های دیگری که وجود دارد Create Group Set است که شما می توانید سرپرست گروه ایجاد کنید تا منابعی را که گروه بندی کردید در زیر سرگروه های خود قرار بگیرند. همچنین این امکان از نرم افزار با کلیک راست بر روی گروه قابل دسترسی است.

Tools

 Spell Check : جایگزینی واژه هایی که اشتباه نوشته شده است.

Online Search: صفحه جستجو، کلیدواژه های جستجوی شما را به پایگاه پیوسته مورد نظر ارسال کرده و نتایج را دریافت می کند.

Format Paper : منابع و مراجع خود را بدون فرمت و استایل خاص در صفحه ورد پیست کرده و با فرمت Rich text format ذخیره کنید. سپس برای وارد کردن این منابع جهت تعیین فرمت خاص با استفاده از گزینه Format Paper فایل ورد ذخیره شده را وارد نرم افزار کرده و سپس بعد از انتخاب نوع فرمت مورد نظر مجددا فایل را ذخیره کنید.

Change/Move/Copy Field: امکان تغییر در فیلدها.

Term lists: اضافه کردن اسامی نویسنده ها، مجله ها و کلیدواژه ها. شما می توانید لیستی از اسامی ذکر شده را در ورد با فرمت txt ذخیره و در این قسمت آپلود کنید.

 Subject Bibliography: براساس فیلدهای انتخاب شده تعداد رکوردها را نشان می دهد.

Word Processor

[Tools ___ Cite While You Write [CWYW

ایجاد رفرنس در فایل ورد با استفاده از منابع کتابخانه ایجاد شده در نرم افزار اندنوت. بدین منظور باید حتما افزونه اندنوت در صفحه ورد شما فعال باشد. در پایان هر جمله یا پاراگرافی که می خواهید رفرنس ایجاد کنید کلیک کرده و گزینه Insert Citation را انتخاب کنید. عنوان مقاله مورد نظر را در کتابخانه خود جستجو و انتخاب کرده(یک یا چند مقاله) و گزینه Insert & Exclude Author (بدون نام مؤلف) انتخاب کنید. بدین صورت رفرنس فایل ورد شما با توجه به فرمت و استایل انتخاب شده ایجاد می شود.

اضافه کردن استایل مورد نظر به پنجره استایل ها

اگر استایل و فرمتی که شما نیاز دارید در پنجره استایل ها وجود نداشته باشد می توانید از منوی Edit نرم افزار گزینه Output Styles و Open Styles Manager فرمت مورد نظر را انتخاب کنید و آن فرمت به افزونه اندنوت شما در ورد اضافه می شود. وجود استایل های مختلف در این نرم افزار از جمله مزایای مهم اندنوت نسبت به مندلی است.

ویرایش رفرنس و استایل

رفرنس درون متنی را که می خواهید ویرایش کنید را انتخاب و از گزینه Insert Citation آن منبع را به دو یا چند منبع افزایش داده و می توانید ویرایش کنید.

نکته دیگر در این قسمت امکان ویرایش و تغییر استایل ها در ورد است. اگر شما استایل خاصی را که استفاده کردید نیاز داشتید تغییراتی در آن اعمال کنید می توانید وارد نرم افزار اندنوت خود شده و از قمست Open Styles Manager روی استایل مورد نظر دابل کلیک کرده و در آنجا تغییرات را اعمال کنید. جهت ذخیره تغییرات گزینه Save as را انتخاب و عنوان جدیدی برای آن استایل ویرایش شده انتخاب کنید. بعد از انجام این مراحل شما می توانید رفرنس خود را در فایل ورد با استایل ویرایش شده وارد کنید.

•  نکته قابل توجه در نرم افزار اندنوت مشکل آن با منابع فارسی وارد شده است که با استفاده از امکان ویرایش استایل ها در فایل ورد و تغییر Templet می توانید از بهم ریختگی منابع و رفرنس های خود جلوگیری کنید.

ورود دستی منابع در فایل Word

شما می توانید منابعی را به صورت دستی نیز به فایل خود اضافه کنید بدین صورت که شما منابع را از کتابخانه نرم افزار خود کپی کرده و در داخل متن در انتهای سطر یا پاراگراف مورد نظر کلیک کرده و از Insert Citation گزینه Insert Selected Citation(s) را انتخاب کنید.

اضافه کردن یادداشت

زمانی که می خواهید به جای رفرنس یادداشتی را اضافه کنید در جهت توضیح رفرنس می توانید گزینهInsert Note را از Insert Citation انتخاب کنید یادداشت ها نیز در رفرنس اضافه می شود.

•  برای اضافه شکل در رفرنس مقاله می توانید همانند مقاله عنوان(Caption) شکل را درInsert Citation جستجو و انتخاب کنید.

تفکیک منابع(برای مدیریت حوزه های موضوعی منابع)

Categorize References ___ Configure categories

از مسیر فوق گروه ها را انتخاب و مقالات را به هر کدام از گروه های مرتبط انتقال دهید. بعد از انجام این مرحله از همین تب تیک گزینه اول را بزنید تا بتوانید منابع خود را به صورت دسته بندی شده مشاهده کنید.

Endnote Online

همسان سازی که بین اندنوت آفلاین و آنلاین انجام می شود اطلاعات آن ها را یکسان سازی می کند که با Synchronization انجام می شود. همه فرایندهایی که در اندنوت آفلاین وجود دارد در نسخه آنلاین آن نیز قابل مشاهده است. گزینه Find Your Best Potential Journal این امکان را برای شما فراهم می کند تا با وارد کردن عنوان و چکیده مقاله بهترین مجله مربوط به مقاله خود را پیدا کنید. Capture Reference از دیگر امکانات اندنوت آنلاین است که در واقع یک Bookmark در google chrome است. شما می توانید مقاله جستجو شده در این مرورگر را در این بوک مارک ذخیره کرده و وارد اندنوت آنلاین کنید. که با Synchronization وارد اندنوت آفلاین نیز می شود.