اگر تا حالا مقالهای به یک مجله علمی ارسال کرده باشید، احتمالاً یکی از دغدغههای اصلیتان بعد از زدن دکمهی «Submit» این بوده که حالا از کجا بفهمم مقاله ام اکسپت شده یا نه؟
فرایند داوری علمی معمولاً زمانبر است و از هفتهها تا حتی چند ماه طول میکشد. در این مدت، وضعیت مقاله در سامانه مجله مدام تغییر میکند و نویسنده باید بداند هر مرحله دقیقاً چه معنایی دارد.
خیلی از پژوهشگران، بهویژه دانشجویان کارشناسی ارشد و دکتری، در این مرحله سردرگم میشوند. چون پیامها و وضعیتهای مختلفی مثل Under review، Decision in process یا With editor روی صفحه ظاهر میشود و مشخص نیست کدامیک نشانهی پذیرش مقاله است. از طرف دیگر، دریافت ایمیل از مجله هم همیشه به معنای پذیرش قطعی نیست.
در این مطلب توضیح میدهیم پس از ارسال مقاله، چه مراحلی طی میشود و هر تغییر وضعیت چه معنایی دارد. در پایان، خواهید دانست چطور روند داوری را درست تفسیر کنید و با خیال راحت از نتیجهی مقالهتان مطمئن شوید.
اکسپت مقاله یعنی چی؟
در فرایند داوری علمی، زمانی که سردبیر و داوران پس از بررسی محتوای مقاله به این نتیجه برسند که کیفیت علمی آن برای چاپ مناسب است، تصمیم نهایی مجله «پذیرش» یا همان Accept اعلام میشود. اکسپت مقاله در واقع مرحله پایان فرایند داوری و آغاز آمادهسازی مقاله برای چاپ است.
اما پذیرش مقاله همیشه به یک شکل نیست و ممکن است در چند حالت مختلف اعلام شود:
- Accepted: مقاله بدون نیاز به تغییر خاصی برای چاپ آماده است.
- Accepted with minor revision: مقاله پذیرفته شده، اما لازم است نویسنده تغییرات جزئی مانند اصلاح نگارش، بازبینی جداول یا بهروزرسانی منابع را انجام دهد.
- Accepted after major revision: مقاله در داوری اولیه قابل قبول تشخیص داده شده، اما نیازمند بازبینی اساسی است؛ مثلاً اضافه کردن دادههای جدید یا بازنویسی بخشهایی از متن.
- In press: به معنای آن است که مقاله پذیرش نهایی را گرفته و در مرحلهی آمادهسازی برای انتشار قرار دارد، حتی اگر هنوز در شمارهی چاپشدهی مجله ظاهر نشده باشد.
پس از پذیرش، معمولاً مجله نامه پذیرش (Acceptance Letter) برای نویسنده ارسال میکند. این نامه سند رسمی پذیرش مقاله است و شامل اطلاعاتی مانند عنوان مقاله، نام نویسندگان، نام مجله و تاریخ پذیرش میشود.
از دید دانشگاهها و مراکز پژوهشی در ایران، مقاله زمانی «پذیرفتهشده» محسوب میشود که این نامه رسمی دریافت شده باشد؛ حتی اگر هنوز به چاپ نرسیده باشد. به همین دلیل، بسیاری از پژوهشگران از نامه پذیرش برای ارائه در مصاحبه دکتری یا پروندههای ارتقاء مرتبه علمی استفاده میکنند.
وضعیت یک مقاله بعد از سابمیت
بعد از ارسال مقاله به مجله، مسیر نسبتاً طولانی و چندمرحلهای آغاز میشود. در این مدت، وضعیت مقاله در سامانهی مجله چندین بار تغییر میکند و هر وضعیت، نشاندهندهی مرحلهای خاص از فرایند داوری است. آشنایی با این مراحل باعث میشود بدانید مقالهتان دقیقاً در چه نقطهای از مسیر داوری قرار دارد و از اضطراب یا پیگیریهای بیمورد جلوگیری شود.
Submitted / Manuscript Submitted:
در اولین مرحله، مقاله با موفقیت در سامانهی مجله ثبت میشود و منتظر بررسی اولیه توسط سردبیر است. در این زمان هنوز داوری آغاز نشده و فقط پیام تأیید دریافت مقاله برای نویسنده ارسال میشود. تا زمانی که وضعیت به «With Editor» تغییر نکند، نیازی به پیگیری نیست.
With Editor / Editor Assigned:
در این مرحله، مقاله به یکی از دبیران علمی مجله یا سردبیر اصلی ارجاع داده میشود تا ارزیابی اولیه انجام شود. هدف این بررسی، اطمینان از همخوانی مقاله با موضوعات مجله، رعایت ساختار علمی و کیفیت نگارش است. اگر مقاله مناسب نباشد، ممکن است بدون ورود به مرحلهی داوری رد شود؛ به این حالت «Desk Rejection» گفته میشود. اگر مقاله تأیید شود، به مرحلهی داوری میرود.
Under Review:
در این وضعیت، مقاله برای داوران علمی ارسال میشود تا از نظر روش پژوهش، اعتبار نتایج و نوآوری بررسی شود. معمولاً دو تا سه داور برای هر مقاله در نظر گرفته میشوند. این مرحله ممکن است چند هفته تا چند ماه طول بکشد و طولانیترین بخش فرایند داوری است. در این زمان نیازی به ارسال ایمیل یا پیگیری نیست، مگر اینکه زمان داوری از بازهی معمول مجله (مثلاً سه تا شش ماه) بیشتر شود.
Required Reviews Completed:
این وضعیت یعنی داوران بررسی مقاله را تمام کردهاند و اکنون نظرات خود را به مجله ارسال کردهاند. مقاله در این حالت در انتظار تصمیم سردبیر است. این وضعیت معمولاً کوتاهمدت است و نشان میدهد بهزودی تصمیم نهایی (پذیرش، اصلاح یا رد) اعلام خواهد شد.
Decision in Process:
وقتی مقاله در این وضعیت قرار دارد، یعنی سردبیر در حال بررسی نظرات داوران و آمادهسازی تصمیم نهایی است. این مرحله معمولاً چند روز تا دو هفته طول میکشد. گاهی ممکن است تصمیم نهایی کمی بیشتر طول بکشد، زیرا باید توسط سردبیر ارشد یا هیئت تحریریه تأیید شود. توجه کنید که «Decision in Process» الزاماً به معنای پذیرش نیست و نتیجه میتواند هر سه حالت پذیرش، رد یا اصلاح باشد.
Revision Required (Minor / Major):
اگر داوران پیشنهاد اصلاح مقاله را داده باشند، وضعیت به «Revision Required» تغییر میکند.
در حالت «Minor Revision» فقط اصلاحات جزئی لازم است، مانند بهروزرسانی منابع، اصلاح جداول یا ویرایش نگارشی.
در حالت «Major Revision» تغییرات اساسیتر است و ممکن است لازم باشد تحلیلها بازنویسی یا دادههای بیشتری اضافه شوند.
پس از انجام اصلاحات، باید نسخهی اصلاحشده را در زمان تعیینشده دوباره بارگذاری کنید. پس از ارسال، مقاله معمولاً دوباره به همان داوران برای بررسی نهایی ارجاع داده میشود.
Accepted:
در این مرحله، مقاله پس از طی داوری و بررسیهای نهایی توسط سردبیر پذیرفته شده است. این یعنی محتوای علمی و ساختار مقاله مورد تأیید مجله قرار گرفته و برای چاپ آماده است. معمولاً در این مرحله ایمیل رسمی پذیرش (Acceptance Letter) برای نویسنده ارسال میشود. در بعضی مجلات، تغییر وضعیت در سامانه ممکن است یکی دو روز زودتر از دریافت ایمیل اتفاق بیفتد، بنابراین بررسی هر دو مورد توصیه میشود.
Rejected:
رد مقاله ممکن است در هر یک از مراحل بررسی اولیه یا داوری اتفاق بیفتد. معمولاً در ایمیل رد، دلایل آن یا نظرات داوران ذکر میشود. اگر بازخوردها دقیق باشند، میتوانید از آنها برای اصلاح مقاله و ارسال مجدد به مجلهای دیگر استفاده کنید. رد شدن مقاله به معنی پایان کار نیست، بلکه بخشی طبیعی از مسیر پژوهش است.
In Production / Proof Sent:
بعد از پذیرش نهایی، مقاله وارد مرحلهی فنی میشود. در این زمان، تیم تولید مجله صفحهآرایی و ویرایش نهایی را انجام میدهد. سپس نسخهی بازبینی (Proof) برای نویسنده ارسال میشود تا هرگونه خطای احتمالی بررسی و اصلاح شود. تأیید بهموقع این نسخه باعث تسریع در انتشار میشود.
Published / Online First:
این آخرین مرحله از مسیر انتشار است. مقاله پس از تأیید نسخهی نهایی، در وبسایت مجله منتشر میشود. گاهی ابتدا در بخش «Online First» منتشر میشود و سپس در شمارهی بعدی مجله بهصورت رسمی چاپ میگردد. از این زمان، مقاله دارای شناسهی دیجیتال (DOI) میشود و میتوانید لینک رسمی آن را در رزومه یا پروفایل پژوهشی خود ثبت کنید.
وقتی با این مراحل آشنا باشید، راحتتر میتوانید روند داوری را دنبال کنید و در هر مرحله بدانید باید چه انتظاری داشته باشید. برای مرور سریع، جدول زیر خلاصهی وضعیتهای متداول مقاله و کارهایی را که در هر مرحله باید انجام دهید نشان میدهد:
| وضعیت (Status) | توضیح کوتاه | اقدام پیشنهادی نویسنده |
|---|---|---|
| Submitted | مقاله ثبت شده و در انتظار بررسی اولیه است. | فقط منتظر تغییر به «With Editor» باشید. |
| With Editor | مقاله به سردبیر ارجاع شده است. | هنوز وارد داوری نشده؛ صبر کنید. |
| Under Review | مقاله در حال بررسی توسط داوران است. | صبور باشید، این مرحله معمولاً طولانی است. |
| Required Reviews Completed | داوریها تمام شده و تصمیم در حال آمادهسازی است. | بهزودی ایمیل تصمیم دریافت میکنید. |
| Decision in Process | سردبیر در حال نهایی کردن تصمیم است. | منتظر ایمیل رسمی بمانید. |
| Revision Required | نیاز به اصلاحات جزئی یا کلی دارد. | تغییرات خواستهشده را انجام دهید. |
| Accepted | مقاله پذیرفته شده است. | منتظر نامهی رسمی پذیرش باشید. |
| Rejected | مقاله رد شده است. | بر اساس بازخورد داوران اصلاح کنید. |
| In Production / Proof Sent | مقاله در حال آمادهسازی فنی است. | نسخهی نهایی را بررسی و تأیید کنید. |
| Published | مقاله منتشر شده است. | میتوانید لینک رسمی را در رزومه خود درج کنید. |
از کجا بفهمیم مقاله اکسپت شده؟
بعد از ماهها انتظار و پیگیری مراحل داوری، یکی از مهمترین پرسشهای هر پژوهشگر این است که چطور میتوان فهمید مقاله پذیرفته شده یا هنوز در حال بررسی است.
خبر خوب اینکه سیستمهای سابمیت مقاله بیشتر مجلات بهگونهای طراحی شدهاند که نویسنده میتواند از چند راه مختلف از وضعیت نهایی مقاله باخبر شود. در ادامه، به رایجترین و مطمئنترین روشها اشاره میکنیم.
بررسی ایمیل نویسنده مسئول (Corresponding Author):
اولین و مطمئنترین راه اطلاع از پذیرش مقاله، بررسی ایمیل نویسندهی مسئول (Corresponding Author) است. هنگامیکه تصمیم نهایی گرفته میشود، سامانهی مجله بهصورت خودکار ایمیلی با عنوانهایی مانند:
- Decision on your manuscript
- Your manuscript has been accepted
- Editorial decision letter
ارسال میکند.
در این ایمیل نتیجهی نهایی مشخص است؛ مثلاً پذیرش (Accept)، رد (Reject) یا درخواست اصلاح (Revision).
گاهی ممکن است ایمیل به پوشههای Spam یا Promotions برود، پس حتماً این قسمتها را هم بررسی کنید.
اگر مجله برای هر نویسنده حساب کاربری جدا دارد، مطمئن شوید که ایمیل نویسندهی مسئول درست ثبت شده باشد، چون فقط او ایمیل رسمی را دریافت میکند.
چک کردن داشبورد سامانهی سابمیت:
در بسیاری از موارد، پیش از دریافت ایمیل، وضعیت مقاله در داشبورد سامانه تغییر میکند. برای بررسی، کافی است وارد حساب کاربری خود در سایت مجله شوید، سپس بخش My Submissions یا Manuscripts را باز کنید. در کنار عنوان مقاله، وضعیت (Status) نمایش داده میشود. اگر وضعیت به Accepted, In Production یا Proof Sent تغییر کرده باشد، به معنی پذیرش قطعی است.
گاهی ممکن است این تغییر یکی دو روز زودتر از ارسال ایمیل اتفاق بیفتد. پس پیشنهاد میشود هر چند وقت یکبار وارد حساب کاربریتان شوید و وضعیت مقاله را بررسی کنید.
تشخیص وضعیتهای نزدیک به پذیرش:
گاهی پیش از اعلام رسمی نتیجه، تغییراتی در سامانهی مجله دیده میشود که نشان میدهد مقاله به مراحل پایانی داوری رسیده است. شناخت درست این وضعیتها به شما کمک میکند تا بدون برداشت اشتباه، روند تصمیمگیری را درک کنید.
دو وضعیت کلیدی در این مرحله عبارتاند از:
- Required Reviews Completed: یعنی همهی داوران نظر خود را ارسال کردهاند و داوری علمی پایان یافته است. در این حالت، مقاله منتظر تصمیم نهایی سردبیر است. این وضعیت معمولاً نشان میدهد داوریها تمام شده و بهزودی تصمیم رسمی اعلام میشود.
- Decision in Process: در این وضعیت، سردبیر در حال بررسی نظرات داوران و آمادهسازی تصمیم نهایی است. این مرحله معمولاً چند روز تا دو هفته طول میکشد. گاهی ممکن است تصمیم باید به تأیید سردبیر ارشد یا هیئت تحریریه برسد و کمی زمان ببرد.
مشاهدهی این دو وضعیت معمولاً نشانهی نزدیک شدن مقاله به پایان داوری است، اما بههیچوجه به معنای پذیرش قطعی نیست.
نتیجهی نهایی میتواند یکی از سه حالت «پذیرش»، «اصلاح» یا «رد» باشد. بنابراین، تا زمان دریافت ایمیل رسمی از مجله، بهتر است صبور بمانید و از حدس زدن نتیجه خودداری کنید.
دریافت نامه پذیرش (Acceptance Letter):
پس از تأیید نهایی، مجله معمولاً یک فایل PDF یا ایمیل رسمی با عنوان Acceptance Letter ارسال میکند. این نامه مهمترین مدرک پذیرش مقاله است و شامل اطلاعاتی مانند عنوان مقاله، نام نویسندگان، تاریخ پذیرش و نام مجله است.
از این نامه میتوانید برای رزومه پژوهشی، مصاحبه دکتری یا پرونده ارتقاء علمی استفاده کنید.
وقتی مقاله پذیرفته شود، معمولاً همه چیز واضح است: وضعیت در سامانه به Accepted تغییر میکند، ایمیل رسمی پذیرش میآید و فرایند آمادهسازی برای چاپ آغاز میشود. اگر هیچکدام از این نشانهها را ندیدهاید، به احتمال زیاد مقاله هنوز در حال بررسی است.
برای مرور سریع، در جدول زیر خلاصهای از راههای تشخیص پذیرش مقاله آورده شده است:
| روش | توضیح | نکته مهم |
|---|---|---|
| بررسی ایمیل نویسنده مسئول | دریافت ایمیل رسمی از مجله مبنی بر پذیرش مقاله | پوشههای Spam و Promotions را هم بررسی کنید. |
| مشاهده وضعیت در سامانه مجله | تغییر وضعیت به Accepted یا In Production | ممکن است زودتر از ایمیل ظاهر شود. |
| بررسی وضعیتهای نزدیک به پذیرش | Decision in Process یا Reviews Completed نشانهی نزدیک بودن تصمیم نهایی است. | هنوز پذیرش قطعی نیست. |
| دریافت نامه پذیرش (Acceptance Letter) | فایل رسمی شامل تاریخ پذیرش و مشخصات مقاله | مهمترین مدرک پذیرش برای رزومه و مصاحبهها. |
پیگیری وضعیت مقاله ارسالی
فرایند داوری علمی معمولاً زمانبر است و بسته به نوع مجله و تعداد داوران، از چند هفته تا چند ماه طول میکشد. اما گاهی این روند بیش از حد معمول ادامه پیدا میکند و نویسنده نمیداند آیا باید صبر کند یا از سردبیر پیگیری نماید. در این بخش توضیح میدهیم چه زمانی تأخیر طبیعی است و چه زمانی لازم است اقدام کنید.
زمانهای معمول داوری در مجلات مختلف:
مدت داوری به سیاست و حجم کاری هر مجله بستگی دارد. مجلات بینالمللی معتبر معمولاً در بازهی ۸ تا ۱۲ هفته نتیجه را اعلام میکنند، در حالی که مجلات داخلی یا تخصصیتر ممکن است سریعتر عمل کنند (حدود ۴ تا ۶ هفته). در مقابل، برخی مجلات با ترافیک بالا ممکن است تا ۴ تا ۶ ماه زمان نیاز داشته باشند. اگر در صفحهی «راهنمای نویسندگان» (Author Guidelines) مدت زمان تقریبی داوری ذکر شده است، همان عدد باید معیار شما باشد.
چه زمانی تأخیر طبیعی است؟
اگر مقاله در وضعیتهایی مثل Under Review یا Required Reviews Completed قرار دارد و هنوز کمتر از مدت معمول مجله گذشته، جای نگرانی نیست. گاهی داوران دیرتر نظر میفرستند یا مجله منتظر پاسخ داور جایگزین است. در این حالت، صبر بهترین انتخاب است و بهتر است از ارسال ایمیلهای متعدد خودداری کنید.
چه زمانی باید پیگیری کنید؟
اگر بیش از مدت زمان اعلامشده (مثلاً ۵ یا ۶ ماه) گذشته و هیچ تغییری در وضعیت مقاله دیده نمیشود، بهتر است با لحنی محترمانه یک ایمیل کوتاه برای پیگیری بفرستید. در این ایمیل، اطلاعات اصلی مقاله مانند عنوان، شناسه (Manuscript ID) و تاریخ ارسال را ذکر کنید و بهصورت مؤدبانه از ادیتور بخواهید شما را از وضعیت فعلی داوری آگاه کند. چنین ایمیلی معمولاً باعث میشود مجله بررسی کند که آیا روند داوری متوقف شده یا نیاز به اقدام دارد.
چه کارهایی نباید انجام دهید:
هرگز بهطور مداوم ایمیل نزنید؛ یک بار پیگیری در هر دو تا سه ماه کافی است. از لحنی احساسی یا انتقادی استفاده نکنید و هرگز در شبکههای اجتماعی یا پلتفرمهای عمومی از تأخیر مجله شکایت نکنید. به یاد داشته باشید که وقتی وضعیت مقاله Under Review است، یعنی هنوز در حال بررسی علمی است و از روند داوری خارج نشده؛ این خود نشانهی مثبتی است.
سؤالات متداول
چقدر طول میکشد تا نتیجهی داوری مقاله اعلام شود؟
مدت زمان داوری در هر مجله متفاوت است. معمولاً مجلات بینالمللی بین ۸ تا ۱۲ هفته و مجلات داخلی بین ۴ تا ۸ هفته زمان نیاز دارند. البته در برخی مجلات پرمخاطب، این روند ممکن است تا ۶ ماه هم طول بکشد.
اگر وضعیت مقاله مدت طولانی روی “Under Review” بماند، یعنی چه؟
ماندن مقاله در وضعیت Under Review معمولاً به معنای در جریان بودن داوری است و جای نگرانی ندارد. این وضعیت زمانی تغییر میکند که همهی داوران نظر خود را ارسال کرده باشند. اگر بیش از ۵ یا ۶ ماه بدون تغییر باقی بماند، میتوانید با لحنی محترمانه از مجله پیگیری کنید.
آیا دریافت ایمیل از مجله همیشه به معنی پذیرش مقاله است؟
خیر. ایمیلهای دریافتی از مجله میتوانند شامل درخواست اصلاح (Revision) یا حتی رد مقاله باشند. تنها زمانی میتوانید مطمئن باشید مقاله پذیرفته شده که در متن ایمیل یا سامانه مجله عبارت Accepted یا Acceptance Letter وجود داشته باشد.
آیا تغییر وضعیت به “Decision in Process” یعنی مقاله پذیرفته شده است؟
خیر. این وضعیت فقط نشان میدهد داوریها تمام شده و سردبیر در حال تصمیمگیری نهایی است. نتیجه ممکن است پذیرش، اصلاح یا رد باشد. برای اطلاع قطعی باید منتظر ایمیل رسمی از مجله بمانید.
نامه پذیرش (Acceptance Letter) چه اهمیتی دارد؟
نامه پذیرش مدرک رسمی پذیرش مقاله است و شامل عنوان مقاله، تاریخ پذیرش، نام نویسندگان و نام مجله میشود. این نامه برای ارائه در مصاحبههای دکتری، ارتقاء مرتبه علمی یا ثبت در سامانههای پژوهشی الزامی است.
چه زمانی باید به سردبیر ایمیل بزنم؟
اگر زمان داوری از بازهی معمول مجله فراتر رفته (مثلاً بیش از ۵ ماه گذشته) و هیچ تغییری در وضعیت مقاله دیده نمیشود، میتوانید یک ایمیل محترمانه برای پیگیری بفرستید. پیش از آن، حتماً صفحهی راهنمای نویسندگان مجله را بخوانید تا از روند معمول داوری آگاه شوید.
اگر مقالهام رد شد، میتوانم آن را به مجلهی دیگری ارسال کنم؟
بله. پس از دریافت تصمیم نهایی و اطمینان از رد کامل مقاله، میتوانید آن را با اصلاحات لازم و بر اساس بازخورد داوران برای مجلهی دیگری ارسال کنید. فقط توجه داشته باشید که تا زمان دریافت تصمیم رسمی از مجلهی اول، نباید همان مقاله را به مجلهی دیگری بفرستید.
جمع بندی
فرایند داوری و پذیرش مقاله معمولاً طولانی و گاهی استرسزا است، اما اگر با مراحل آن آشنا باشید، میتوانید با آرامش بیشتری منتظر نتیجه بمانید. از لحظهی ارسال مقاله تا زمان دریافت نامهی پذیرش، هر وضعیت در سامانهی مجله معنا و هدف مشخصی دارد و دانستن این معانی کمک میکند بدانید در هر مرحله چه انتظاری باید داشته باشید.
همانطور که دیدیم، مطمئنترین نشانههای پذیرش مقاله، تغییر وضعیت به Accepted در سامانهی مجله و دریافت ایمیل یا نامهی رسمی پذیرش است. سایر وضعیتها مانند Decision in Process یا Reviews Completed تنها نشان میدهند که مقاله در مراحل پایانی داوری قرار دارد، نه اینکه حتماً پذیرفته شده است.
اگر روند داوری طولانی شد، پیگیری مؤدبانه با ادیتور میتواند مؤثر باشد، اما عجله یا ارسال پیامهای مکرر معمولاً نتیجهای ندارد. صبر، دقت و رعایت اصول ارتباط حرفهای همیشه بهترین رویکرد است.
در نهایت، آگاهی از این مراحل و نشانهها به شما کمک میکند مسیر انتشار مقاله را با دیدی روشنتر دنبال کنید و بدون اضطراب یا برداشت نادرست، منتظر نتیجه بمانید. وقتی با روند کار مجلات آشنا باشید، دیگر «منتظر ماندن» بهجای نگرانی، تبدیل به بخشی طبیعی از مسیر پژوهش شما میشود.